A SOLUÇÃO PARA SUA DESORDEM E FALTA DE PRODUTIVIDADE

Tem gente por aí achando que ordem e organização na vida se conquista com agenda bem sistematizadinha. O sujeito acredita que deixar cada atividade com horário marcado vai botar ordem na produtividade dele. Se acordar às 7, tomar os remédios às 7h15, café da manhã às 7h30, sair para o trabalho às 8 etc., todo dia sempre igual, tudo vai dar certo. Mas não é bem assim. Na verdade, na maior parte dos casos, é bem o contrário.

Não que eu tenha algo contra agenda. Acho que um pouco de agenda é bom ter. Mas vejo um pessoal com um baita de um fetiche com esse negócio de deixar tudo anotado nos mínimos detalhes, com horário em tudo, que não posso deixar de falar que nenhuma produtividade melhora por causa desse rigor em organizar as atividades. Isso só vai funcionar para uns poucos indivíduos, mas é a primeira coisa que a gente ouve quando diz que quer melhorar ou ficar um pouco mais organizado. 

Sabe por que a solução para a organização e a produtividade não está numa agenda detalhada? Porque há dias em que você acorda com dor de cabeça, ou atrasado, ou aparece uma demanda da sua mãe, do seu primo, do seu vizinho e você se perde todo por causa do improviso que se apresenta. Isso aí é uma espécie de redução da vida a um esquema. Nunca que uma coisa dessas vai funcionar a médio e longo prazo. A habilidade que você precisa adquirir não é essa. Começando assim, você está se afastando de uma abordagem de fato produtiva. Não é desse jeito que a vida funciona.

NÃO TENTE QUADRICULAR A VIDA

A vida humana precisa de um pouco de confusão. Para você ter uma vida boa, uma vida em que você goste de estar, um pouquinho de caos é necessário. Não é tornar tudo uma bagunça, é só não querer colocar cada elemento da vida numa gaveta que você só abre em horários programados, como cofre de banco. A vida não está aí para ser quadriculada. 

Para entender isso, é só imaginar aquelas casas que, por não ser permitido nada fora do lugar, mais parecem um showroom do que um lar. Uma casa assim é inevitavelmente um lugar triste. Claro que uma casa precisa ser bonita, decorada com bom gosto, limpa e tudo mais, porém um pouco de confusão faz parte da leveza que torna um ambiente agradável. É assim que a gente vê vida na coisa. 

Um showroom não apresenta vida nenhuma, é só um apartamento ideal no qual ninguém habita. Mas nenhum de nós vive uma vida ideal. Na nossa vida concreta não existe uma simetria perfeita. A própria beleza, para aparecer, precisa de assimetria. Nenhum rosto humano bonito é perfeitamente simétrico, do mesmo modo que certas construções fantásticas, como as catedrais góticas, são lindas e assimétricas. Tudo se harmoniza, mas o que está de um lado não é exatamente igual ao que está do outro. 

A harmonia da vida humana não está na simetria ou numa organização quadriculada. Isso aí é tara de engenheiro. Ninguém consegue ser mais produtivo ou encontrar um sentido verdadeiro às custas de quadricular sua própria vida. O que você precisa adquirir é uma capacidade bem mais maleável: é algo que não lhe deixa sair do trilho nunca. 

ATENÇÃO AO PROCESSO

Se o segredo da produtividade não está em colocar todas as atividades numa agenda, onde está então? Está em você entender qual o processo.

Veja bem, uma coisa é antecipar que às 7 você faz isso, às 7h30 aquilo, às 8 aquilo outro, estabelecendo-se, desse modo, uma ordem cronológica às atividades. Todavia, ordem cronológica não dá conta de aumentar sua produtividade. O que dá conta de aumentar a produtividade é uma ordem ontológica, por assim dizer. É você saber o que é mais importante. Quando você saca o que é mais importante, você alcançou o entendimento do processo. O que importa é você captar qual o processo da sua vida: Qual o processo das suas relações afetivas? Qual o processo do seu trabalho? Qual o processo da sua escolha?

Por exemplo, considerando as relações afetivas, uma verdade inescapável é que pessoas são mais importantes que coisas, e devem ser tratadas como tal. Para ilustrar isso, podemos lembrar de uma cena do filme Beleza Americana. Lester, personagem de Kevin Spacey, estava tentando reatar a relação com a sua esposa, Carolyn (Annette Bening); os dois estavam escutando música, o clima começa a esquentar, eles se aproximam e se beijam. Mas a esposa não consegue ir adiante porque o marido tem uma taça de vinho na mão e ela só pensa na possibilidade do vinho sujar o tapete e o sofá. Pronto! Quebrou o processo.

O que aconteceu ali? Ela colocou uma coisa, a limpeza do carpete, na frente da pessoa. A ordem do processo foi invertida, afinal, pessoas são sempre mais importantes que coisas. 

Então, na hora de tomar uma decisão, você pondera: “O que preciso fazer agora?”, se for uma questão de relacionamento afetivo, pessoas vêm primeiro que coisas. Se num determinado dia você programou lavar a louça às 19h30 (acredite, já vi agenda desse tipo), mas seu filho aparece com uma demanda concreta, não tenha dúvida, que se dane a louça, fica pra amanhã! Dê preferência ao seu filho sem pestanejar. 

Conhecer e seguir a regra de que pessoas vêm antes de coisas dá uma tranquilidade enorme na vida. Ter esse critério na cabeça vai facilitar imensamente as suas escolhas.

No trabalho, a distinção principal que você precisa fazer em relação ao processo é: o que é importante e o que é urgente? Não estou inventando nenhuma moda com isso, todo mundo já conhece essa distinção, temos apenas de resgatar esses conceitos fundamentais e colocar nossa cabeça em ordem, sem fazer confusão no meio do caminho.

Não é necessário estabelecer rigidamente que você liga o computador às 8, termina de responder os e-mails às 8h45, começa a trabalhar no relatório às 9 e assim por diante. A meta mais premente é separar as tarefas em importantes e urgentes. Dentro do que é importante e do que é urgente, você precisa encontrar um equilíbrio. Sempre há uma série de tarefas urgentes que pode e deve tomar a dianteira no seu dia. Você precisa se dedicar a colocar essa distinção em prática. 

No caso de o seu trabalho ser feito só de tarefas urgentes, aí a coisa muda um pouco de figura. Em primeiro lugar, você terá de compreender que essa é uma característica permanente da sua atividade. Se você é bombeiro, não adianta se queixar da agilidade com que as coisas devem ser feitas, toda vez que você é solicitado, é com urgência. Outras atividades podem não ser tão extremas como a do bombeiro mas contam igualmente com um caráter constante de urgência. Avalie se a distribuição do trabalho entre outras pessoas não pode ajudar no resultado final. Às vezes uma secretária que bota tudo em ordem seja necessário. O que você não pode é ficar aflito com isso. 

Nos atendimentos de um psiquiatra ou psicólogo, laudo é uma coisa urgente. Tem sempre um advogado ou alguém do RH precisando de um laudo. Quem tem a obrigação de entregar os laudos precisa criar um processo para a elaboração deles. Fazendo isso, a percepção de urgência não se apresenta a cada vez. Você estabelece o processo e tem sempre tudo mais ou menos à mão. 

O que coloca a sua vida no eixo é a ordem das prioridades, não a ordem do horário. Se agendar tudo, você amarra a sua vida a um caderninho, e quando aparece algo de fato prioritário você fica ansioso ou se sente derrotado. Você precisa apenas de alguns marcos no seu dia, como hora de acordar e hora de dormir. Quanto ao resto, o que estará no meio disso, é necessário um processo. 

Você deve saber o que é importante, o que é urgente, ter seus processos dominados e sempre escolher pessoa antes de coisa. Com esse esquema, sua produtividade e sua presença vão para outro nível. Você fica dentro do que precisa fazer.